Voor Slaapspecialist van der Schuit hebben wij een systeem ontwikkeld waarin orders aangemaakt worden en de afhandeling hiervan in gang wordt gezet. Hier komen verschillende geautomatiseerde onderdelen in terug.

Order aanmaken

Slaapspecialist van der Schuit krijgt een order via de winkel of via de webshop. Deze wordt ingevoerd in het systeem waarin rekening wordt gehouden met alle gebruiksgemakken zoals het automatisch aanvullen van een product met alle informatie die daar bij hoort. Aan de order kan allerlei informatie gekoppeld worden, zoals producttype, verkoper en iedere andere notitie die je het mee zou willen geven. Op deze manier kan eenvoudig weergegeven worden wat de omzet per categorie of verkoper is.

Orderbevestiging sturen

Nadat de order is aangemaakt, zal het systeem via de informatie die ingegeven is bij de order, de klant een mail sturen met alle uitleg én met de order die geplaatst is. Zo kan de klant nog eens extra zien wat hij/zij besteld heeft en controleren of de order op de juiste manier is doorgekomen.

Aanmelden transporteur (indien nodig)

In het geval van Slaapspecialist van der Schuit worden bedden en kasten besteld en geleverd bij een magazijn van een externe transporteur. Om de transporteur op de hoogte te brengen van de order, zal deze orderbevestiging (met belangrijke informatie als betaalmethode) gedeeld worden. Ook is de transporteur op deze manier op de hoogte wanneer hij de levering kan verwachten. 

Track & Trace

Zending van losse kussens, hoeslakens en andere producten die via de post worden verstuurd, worden gecommuniceerd met de klant via een geautomatiseerde mail met een Track & Trace code. Hierdoor weet de klant dat het product onderweg is en wanneer hij/zij het product kan verwachten.

Afhaalbevestiging

Sommige producten kunnen direct worden afgehaald in de winkel. Ook hiervoor zal de klant in dit geval een automatische mail krijgen met daarin de mededeling dat het product klaar ligt en afgehaald kan worden.

Factuur genereren

Het systeem zet de order automatisch om in een factuur. De factuur kan gedownload worden met en zonder opmaak. De versie zonder opmaak is bedoeld om af te drukken op het factuurpapier dat ontworpen is voor Slaapspecialist van der Schuit.

Factuur mailen

Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat de factuur bij de klant terecht komt én ingeboekt wordt in de administratie. Dit proces gaat uiteraard ook automatisch. De klant ontvangt de mail met factuur en daarnaast wordt de factuur ook gemaild naar Basecone die de factuur automatisch verwerkt in Exact. 

Order afhandelen

Alle nodige stappen zijn doorlopen en het systeem geeft duidelijk aan dat dit het geval is. Zo is het zichtbaar welke orders nog aandacht nodig hebben en welke niet.